Cómo describir un proceso para que la IA dibuje el diagrama correcto

La plantilla

Copia y completa:

• Disparador: «El proceso empieza cuando…»
• Pasos: «[Quién] [hace qué].» Una frase por paso.
• Decisiones: «Si [condición], [qué pasa]. Si no, [qué pasa].»
• Excepciones: «Si [algo falla], [qué pasa].»
• Final: «El proceso termina cuando…»

Cinco reglas que marcan la diferencia

1. Nombra al responsable en cada frase. «Finanzas aprueba la factura», no «la factura se aprueba». Los responsables se convierten en carriles, y si falta uno la IA tiene que adivinar.
2. Una acción por frase. «Ventas revisa la solicitud y la envía al back office» son dos pasos: escribe dos frases.
3. Haz explícitas las condiciones. «Si el importe supera 5000 €, aprueba el director. Si no, se paga directamente.» Las dos ramas importan.
4. Cierra cada bucle. «Si falta documentación, la solicitud vuelve al cliente. Si no responde en 30 días, se archiva.»
5. Di cómo termina. Cada resultado («cuenta creada», «solicitud rechazada») se convierte en un final.

Ejemplo: antes y después

Vago: «Gestionar las devoluciones, revisarlas y pagarlas si están bien.»

Preciso: «El cliente solicita una devolución. Atención al cliente comprueba la fecha del pedido. Si el pedido tiene más de 30 días, rechaza la solicitud e informa al cliente. Si no, comprueba el estado del producto. Si el cliente ha dañado el producto, se rechaza la solicitud. Si no, finanzas reembolsa el importe y atención al cliente lo confirma al cliente.»

La segunda versión produce tres carriles, dos decisiones y finales claros. La primera produce una suposición.

Adjunta lo que tengas

Si el proceso implica software, adjunta la especificación de la API (OpenAPI, Swagger o WSDL). Los pasos que realiza el sistema podrán vincularse a endpoints reales; consulta de OpenAPI a diagrama de flujo. Si partes de un procedimiento existente, límpialo antes quitando referencias a otros documentos e índices, como se explica en convertir un procedimiento en diagrama de flujo.

Longitud e idioma

Entre cinco y quince frases cubren la mayoría de los procesos de negocio. Para los más grandes, describe primero el camino principal y genera diagramas aparte para los subprocesos. Escribe en el idioma en que quieras las etiquetas: el diagrama sigue el idioma de la descripción, y puedes pedir una traducción después.

Mejor afinar que reescribir

Si el resultado se acerca pero no es exacto, no empieces de cero: pide el cambio, por ejemplo «Haz la comprobación de solvencia antes de la revisión comercial». Consulta editar un diagrama conversando y el método que hay detrás de la plantilla en cómo hacer un diagrama de flujo.

Prueba la plantilla con tu proceso.