Bien décrire un processus pour que l’IA dessine le bon logigramme

Le modèle

Recopiez et complétez :

• Déclencheur : « Le processus commence quand … »
• Étapes : « [Qui] [fait quoi]. » Une phrase par étape.
• Décisions : « Si [condition], [ce qui se passe]. Sinon, [ce qui se passe]. »
• Exceptions : « Si [problème], [ce qui se passe]. »
• Fin : « Le processus se termine quand … »

Cinq règles qui font la différence

1. Nommez l’acteur dans chaque phrase. « La comptabilité valide la facture », pas « la facture est validée ». Les acteurs deviennent les couloirs, et un acteur absent oblige l’IA à deviner.
2. Une action par phrase. « Le conseiller vérifie le dossier et le transmet au back-office » contient deux étapes : écrivez deux phrases.
3. Rendez les conditions explicites. « Si le montant dépasse 5 000 €, le directeur valide. Sinon, la facture est payée directement. » Les deux branches comptent.
4. Fermez chaque boucle. « S’il manque une pièce, le dossier revient au client. Sans réponse sous 30 jours, il est classé sans suite. »
5. Dites comment cela se termine. Chaque issue (« compte ouvert », « demande refusée ») devient une fin.

Exemple : avant, après

Flou : « Gérer les demandes de congés, les vérifier et les valider si c’est bon. »

Précis : « Le salarié saisit sa demande de congés dans l’outil RH. Son manager l’examine. Si la période chevauche un congé déjà accordé dans l’équipe, le manager propose d’autres dates au salarié. Sinon, il valide la demande. Les RH mettent alors à jour le planning et le salarié reçoit une confirmation. »

La seconde version produit trois couloirs, une décision et des fins claires. La première produit une supposition.

Joignez ce que vous avez

Si le processus implique un logiciel, joignez la spécification d’API (OpenAPI, Swagger ou WSDL). Les étapes réalisées par le système pourront être reliées à de vrais endpoints ; voir d’OpenAPI au logigramme. Si vous partez d’une procédure existante, nettoyez-la d’abord en retirant les renvois vers d’autres documents et les sommaires, comme expliqué dans transformer une procédure en logigramme.

Longueur et langue

Cinq à quinze phrases couvrent la plupart des processus métier. Pour les plus gros, décrivez d’abord le chemin principal, puis générez des schémas séparés pour les sous-processus. Écrivez dans la langue souhaitée pour les libellés : le schéma suit la langue de la description, et vous pouvez demander une traduction ensuite.

Affiner plutôt que réécrire

Si le résultat est proche mais pas exact, ne recommencez pas : demandez la modification, par exemple « Place le contrôle de solvabilité avant la vérification commerciale ». Voir modifier un logigramme par chat, et la méthode derrière ce modèle dans comment faire un logigramme.

Essayez le modèle sur votre processus.