Diagrama de flujo del alta de clientes: un ejemplo completo

El proceso en unas frases

«El cliente envía su solicitud de alta. El gestor comercial la revisa. Si falta documentación, la solicitud vuelve al cliente. Si no, el back office realiza la verificación KYC (conozca a su cliente). Si la verificación falla, se rechaza la solicitud y se informa al cliente. Si es correcta, el sistema crea la cuenta y envía un correo de bienvenida.»

Ese párrafo contiene todo lo que necesita el diagrama: cuatro responsables, dos decisiones y tres resultados.

Responsables (carriles)

• Cliente: envía la solicitud y completa la documentación que falte.
• Gestor comercial: revisa que esté completa.
• Back office: realiza la verificación KYC.
• Sistema: crea la cuenta y envía el correo.

En un diagrama de carriles, cada uno se convierte en una columna.

Pasos y decisiones

1. Inicio: solicitud recibida.
2. Cliente: enviar la solicitud.
3. Gestor comercial: revisar la solicitud.
4. Decisión: ¿solicitud completa? No → volver al paso 2. Sí → continuar.
5. Back office: realizar la verificación KYC.
6. Decisión: ¿verificación correcta? No → rechazar la solicitud → informar al cliente → fin. Sí → continuar.
7. Sistema: crear la cuenta (paso automático).
8. Sistema: enviar el correo de bienvenida (paso automático).
9. Fin: cliente dado de alta.

El bucle necesita una salida

Tal como está dibujado, una solicitud incompleta puede ir y venir entre el cliente y el gestor para siempre. En la práctica hay un límite: «Si el cliente no completa la solicitud en 30 días, se archiva». Añade un paso de espera y una segunda salida, como se explica en decisiones y bucles.

Pasos automáticos y API

Los pasos 7 y 8 los realiza el software. Si tienes una especificación de API, cada uno puede vincularse al endpoint que lo ejecuta, por ejemplo POST /cuentas y POST /correos. Así el diagrama se convierte en documentación útil para desarrolladores, que es el tema de documentar un flujo de integración de API.

Dónde se atasca el alta de clientes

En los mapas reales, los puntos más lentos suelen ser:

• el traspaso del gestor comercial al back office (colas, prioridades poco claras),
• el bucle de documentación pendiente (peticiones imprecisas al cliente),
• la introducción manual de los mismos datos en varias herramientas.

Son objetivos típicos de la mejora de procesos.

Crea tu propia versión

Copia el párrafo del principio, sustituye los roles y las reglas por los tuyos y pégalo en Flowchartio: obtendrás este diagrama con tus carriles en segundos y podrás afinarlo conversando. Genera tu diagrama de alta de clientes.